Ein Softphone ist eine Software für einen Windows PC oder Notebook mit der mittels eines Headsets über das jeweilige Endgerät telefoniert werden kann. So können Sie die Vorteile der VoIP Telefonie auch auf Ihren Windows PC oder Notebook nutzen.
Der Softphone Client ist meistens ident mit der App Lösung für ein Smartphone. Auch die Telefonnummer bleibt dieselbe, Ihrem Softphone wird die Firmennummer zugewiesen. Somit erscheint beim Empfänger des Telefonats auch Ihre vollwertige Festnetznummer. Dank dem Softphone Client können Sie auch beispielsweise in einem Café mittels Notebook und Headset mit Ihrer Festnetznummer telefonieren.
Dank der einfachen Einrichtung und der unbeschwerten Nutzung setzen sich Softphones nicht nur in Callcentern durch – auch in der normalen Büroumgebung möchten die Mitarbeiter vermehrt mit dem Headset telefonieren.
Welchen Nutzen hat ein Softphone?
Ein Softphone eignet sich grundsätzlich für jedes Unternehmen, es kommt eher auf die Vorlieben des jeweiligen Mitarbeiters an, ob dieser lieber mit Headset telefoniert oder mit dem Telefonhörer. Auch für Unternehmer stellt sich die Frage, wie lasse ich meine Mitarbeiter telefonieren? Der Umstieg von einem ISDN Telefon auf einen Softphone Client mit Headset kommt Ihnen um ein Vielfaches günstiger. Gerade für kleine Unternehmen ist diese Methode besonders kostenschonend. Des Weiteren entstehen Ihnen keine weiteren Kosten, denn bei einer Software basierenden Telefon-Lösung sind Updates kostenfrei.
Softphone und Integration mit anderen Tools
Ein weiterer Pluspunkt von Softphones ist die Möglichkeit der Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. Viele Softphone-Lösungen bieten APIs oder Plugins, die eine nahtlose Integration mit CRM-Systemen, E-Mail-Clients und anderen Produktivitätstools ermöglichen. Dadurch wird der Arbeitsfluss optimiert, da Anrufdaten und Kundeninformationen direkt im Softphone zugänglich sind.
Hat ein Softphone auch Nachteile?
Sie telefonieren über Ihren Windows PC oder Ihr Notebook, einzige Voraussetzung dafür ist, dass das jeweilige Gerät immer eingeschaltet sein muss. Ist der PC oder das Notebook ausgeschaltet, so erreicht Sie kein Teilnehmer, sofern Sie nicht zusätzlich eine App Lösung für Ihr Smartphone besitzen.
Sicherheitsaspekte bei der Nutzung von Softphones
Während Softphones viele Vorteile bieten, ist es wichtig, auch die Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Da Softphones über das Internet funktionieren, sind sie potenziell anfällig für Cyberangriffe wie Phishing oder Man-in-the-Middle-Angriffe. Es ist daher entscheidend, eine Softphone-Lösung zu wählen, die robuste Sicherheitsmaßnahmen wie End-to-End-Verschlüsselung und starke Authentifizierungsmechanismen bietet.
Softphone und Mobilität
Ein wesentlicher Vorteil von Softphones ist die Mobilität, die sie bieten. Da ein Softphone auf einem Computer oder mobilen Gerät installiert ist, können Sie praktisch von überall aus telefonieren, solange eine Internetverbindung besteht. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten. Mit einem Softphone sind Sie nicht an einen physischen Standort gebunden, was die Flexibilität und Produktivität erhöht.
