Ein Softphone ist eine Softwareanwendung, mit der über einen Computer oder ein Notebook telefoniert werden kann. Anstelle eines klassischen Tischtelefons erfolgt die Bedienung der Telefonie direkt über den PC, beispielsweise in Verbindung mit einem Headset.
Softphones werden häufig im Rahmen von VoIP- und Cloud-Telefonielösungen eingesetzt. Mitarbeitende können damit ihre geschäftliche Rufnummer am Computer nutzen, Anrufe tätigen und entgegennehmen sowie – abhängig von der eingesetzten Lösung – weitere Telefoniefunktionen verwenden.
Zusätzlich zum Softphone am Computer kann bei modernen Kommunikationslösungen eine App für das Smartphone zur Verfügung stehen. Dadurch lässt sich die geschäftliche Kommunikation auch mobil nutzen.
Welchen Nutzen hat ein Softphone?
Ein Softphone ermöglicht es Unternehmen, Telefonie direkt in den digitalen Arbeitsplatz zu integrieren. Mitarbeitende benötigen nicht zwingend ein separates Tischtelefon, sondern können über ihren Computer und beispielsweise ein Headset telefonieren.
Besonders für flexible Arbeitsmodelle bietet das Vorteile: Das Softphone kann sowohl am Arbeitsplatz im Unternehmen als auch im Homeoffice genutzt werden. Die geschäftliche Rufnummer und die verfügbaren Telefoniefunktionen bleiben dabei – abhängig von der eingesetzten Kommunikationslösung – erhalten.
Auch neue Arbeitsplätze lassen sich bei cloudbasierten Lösungen häufig einfacher bereitstellen, da die Telefonie softwarebasiert genutzt werden kann.
Softphone und Integration mit anderen Tools
Ein wesentlicher Vorteil moderner Softphones ist die Möglichkeit, die Telefonie mit anderen Unternehmensanwendungen zu verbinden. Je nach Lösung können beispielsweise CRM-Systeme, Kontakte oder weitere Business-Anwendungen integriert werden.
Dadurch können Mitarbeitende Telefonie stärker in ihre bestehenden Arbeitsabläufe einbinden und relevante Informationen direkt am Arbeitsplatz nutzen.
Hat ein Softphone auch Nachteile?
Für die Nutzung eines Softphones ist ein geeignetes Endgerät sowie eine stabile Netzwerk- bzw. Internetverbindung erforderlich. Wird ausschließlich über das Softphone am Computer telefoniert, muss der entsprechende Arbeitsplatz für die Nutzung verfügbar sein.
Unternehmen können deshalb je nach Arbeitsweise unterschiedliche Endgeräte kombinieren. Neben dem Softphone können beispielsweise klassische Tischtelefone oder eine zusätzliche Smartphone-App eingesetzt werden.
Sicherheitsaspekte bei der Nutzung von Softphones
Da Softphones Teil einer IP-basierten Kommunikationslösung sind, spielen auch IT- und Datensicherheit eine wichtige Rolle. Unternehmen sollten darauf achten, dass die eingesetzte Telefonielösung aktuelle Sicherheitsstandards unterstützt und regelmäßig aktualisiert wird.
Auch die Absicherung von Benutzerkonten, Endgeräten und Netzwerkzugängen sollte Bestandteil des Sicherheitskonzepts sein.
Softphone und mobiles Arbeiten
Ein Softphone macht die geschäftliche Telefonie unabhängiger vom klassischen Tischtelefon. Mitarbeitende können ihre Telefonie beispielsweise am Notebook auch im Homeoffice nutzen und bleiben dabei über ihre geschäftliche Rufnummer erreichbar.
Für die Kommunikation unterwegs kann das Softphone durch eine Smartphone-App ergänzt werden. So können Unternehmen je nach Kommunikationslösung Desktop-Telefonie und mobile Nutzung miteinander kombinieren.
